Biuletyn Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Busku-Zdroju - Zgłoszenia zewnętrzne

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW

ZGODNIE Z ART. 48 USTAWY Z DNIA 14 CZERWCA 2024 R. O OCHRONIE SYGNALISTÓW

 

 

I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane zgodnie z zasadami określonymi w art. 26 ust. 2-7 ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane:
1) w postaci elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej, poprzez przesłanie zgłoszenia na adres e-mail: sygnalista@powiat.busko.pl                                       
2) w postaci papierowej, w formie listu wysłanego na adres:

Starostwo Powiatowe w Busku-Zdroju
al. Mickiewicza 15
28-100 Busko-Zdrój

z dopiskiem na kopercie:  „zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk własnych wyznaczonego odbiorcy zgłoszeń zewnętrznych”.

Anonimowe informacje, które zostały przekazane w trybie procedury zgłoszeń zewnętrznych nie będą rozpatrywane.

 

II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

Sygnalista zostanie objęty ochroną pod warunkiem, że zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa  w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. 

 

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa Organ dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, Organ za pośrednictwem wyznaczonego odbiorcy zgłoszeń:

1. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
2. przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:
   1. potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Starosta ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,
   2. informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
   3. informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
   4. zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
   5. prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu.

 

IV. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach, informacja zwrotna zostanie przekazana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym Organ poinformuje wcześniej – przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

 

V. Zasady poufności

Organ zapewnia, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz proces przetwarzania danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie (do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych dopuszczeni są wyłącznie upoważnieni pracownicy, którzy są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie uzyskanych informacji i danych osobowych).

Ochrona poufności, o której mowa powyżej dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zgoda sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

 

VI. Zasady przetwarzania danych osobowych

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) - dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Busku-Zdroju jest Powiat Buski z siedzibą w Starostwie Powiatowym w Busku-Zdroju przy al. Mickiewicza 15, 28-100 Busko-Zdrój, adres e-mail: starostwo@powiat.busko.pl, tel. 41 370 50 00.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym w przypadku pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych można kontaktować się na adres e-mail: iod@powiat.busko.pl  

3. Dane osobowe zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym przetwarzane są w celu umożliwienia zgłoszenia naruszenia prawa, oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, sprawdzenia informacji o naruszeniu prawa i podjęcia działań następczych, a także prowadzenia rejestru naruszeń zewnętrznych.

4. Przesłanką prawną przetwarzania danych osobowych jest:
1) dla zwykłej kategorii danych osobowych:
a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z ustawą o ochronie sygnalistów,
b) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. niezbędność do wykonania celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych,
c) art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
2) dla szczególnej kategorii danych osobowych (art. 9 i 10 RODO) przesłanką prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 9 ust. 2 lit. g) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane te mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym, w innych przypadkach dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Dane osobowe podlegają ujawnieniu za wyraźną Pani/a zgodą.

7. W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia sygnalista zostanie powiadomiony, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

8. Przysługuje Pani/u prawo do:
1) żądania dostępu do swoich danych osobowych, 
2) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych, 
3) żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Pani/a danych osobowych, 
4) sprzeciwu na przetwarzanie w/w danych osobowych - przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

9. W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o Państwa zgodę, wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

10. Przysługuje Pani/a prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

11. Pani/a dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

12. Pani/a dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

13. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa za pomocą wskazanego kanału komunikacji. Odmowa podania danych uniemożliwi skuteczne zgłoszenie naruszenia.

VII. Charakter działań następczych

Organ po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Takimi działaniami mogą być w szczególności: postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

 

VIII. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do złożenia zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa- zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych – do organów ścigania (policji i jednostek prokuratury), ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również :

1. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
2. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

 

IX. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

X. Zachęta

Zachęca się by przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego, korzystać z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

 

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, 
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Infolinia: 800 676 676